【DX支援】ローコードアプリ活用で業務効率を劇的改善

課題: その企業や組織が直面していた問題

中堅製造業のA社では、長年にわたりエクセルや紙ベースで業務データを管理してきました。その結果、以下のような深刻な課題に直面していました。

データの一元管理の欠如

企業内で情報が各部門や担当者にバラバラに分散しているため、必要なデータを迅速に取得することが極めて困難でした。特に、製造工程や在庫状況に関するデータは頻繁に更新が求められるものの、その更新作業が手作業で行われているため、リアルタイムで最新の情報が共有されないという問題が頻発していました。たとえば、各部門ごとに異なる管理方法やツールを使用しているため、情報が一貫性を欠き、必要なデータを迅速に把握することができませんでした。このような状況では、データを確認するために多くの時間を費やし、その結果として業務の進行が遅れることになり、現場での意思決定が遅れる原因となっていました。さらに、情報の整合性を保つためには、手動での確認作業や修正作業が必要となり、これがさらに業務の効率化を妨げていました。

手作業による非効率性

業務に関わるデータの入力や集計作業は、すべて手作業で行われており、これには膨大な時間と労力が必要とされていました。特に、各部門で発生するデータを手動で入力し、その後の集計作業にも大きな時間を要し、その結果、業務の進行が遅れていました。さらに、手作業のプロセスでは、どうしても人的ミスが発生するリスクがつきまといます。例えば、データの誤入力や集計ミスが頻繁に発生し、それがそのまま業務に悪影響を及ぼすことが多くありました。このようなミスは修正するためにさらに時間がかかり、修正後にも新たな問題が発生することが多く、業務の停滞や生産性の低下を引き起こす要因となっていました。手作業による非効率性は、業務の進行を遅延させるだけでなく、従業員のモチベーションにも悪影響を与える結果となり、全体的な業務効率を大きく低下させていました。

柔軟性の低さ

企業内で業務プロセスや部門ごとのニーズに合わせたツールの導入が難しく、もし新しいツールを導入しようとする場合には、IT部門に開発を依頼する必要がありました。しかし、IT部門は他の業務にも忙しく、リソースが不足しているため、新しいシステムやツールの導入に対する対応が遅れがちでした。その結果、業務に必要な改善やツールの導入には非常に長い時間がかかり、企業の変化に迅速に対応できないという問題が顕著になっていました。特に製造工程の進捗管理や在庫管理では、データの更新が遅れることによって深刻な影響が生じていました。例えば、在庫の不足や過剰な在庫が発生した場合、その通知が遅れることによって製造ラインが停止するなど、業務の中断が頻発しました。これにより、納期遅延や生産の無駄が発生し、企業全体の競争力に悪影響を及ぼす事態が発生していました。

解決策: ローコードでどのようにその問題を解決したか

A社は、これらの課題を解決するためにローコードプラットフォーム—「プリザンター」を導入しました。この選択に至った背景には、以下の特長が挙げられます。

プロトタイプの迅速な構築

プリザンターは、プログラミングの専門的な知識がなくても直感的にアプリケーションを作成できるツールです。この特長を活かし、A社では現場の担当者が自らの業務フローに最適なアプリケーションを設計し、迅速にプロトタイプを構築することができました。従来のシステム開発では、システム要件定義から開発、テスト、導入まで、膨大な時間とリソースが必要であり、何ヶ月もかかるのが通常でしたが、プリザンターを利用することで、これまでのプロセスを大幅に短縮できました。現場担当者が直接関与できるため、実際の業務に即したアプリケーションができあがり、仕様変更や改善もすぐに反映できる柔軟さを持っています。この迅速なプロトタイプの構築により、導入のタイミングが早まり、業務の効率化が短期間で達成されました。

データの一元管理

プリザンターの強力なデータベース機能を活用することで、企業内のデータを一元的に管理することが可能になりました。特に、製造工程や在庫状況に関する情報は非常に重要であり、これをリアルタイムで把握できる環境が整備されました。以前は各部門で情報が個別に管理され、必要なときに必要なデータを取り出すのに時間がかかっていました。しかし、プリザンターを導入したことで、製造の進捗や在庫状況が即座に確認できるようになり、情報の遅延や伝達ミスが減少しました。これにより、業務の透明性が飛躍的に向上し、各部門間の連携がスムーズに進むようになりました。データが一元管理されることによって、経営陣はより正確で迅速な意思決定を行うことができ、企業全体の生産性が向上しました。

ワークフローの自動化

プリザンターは、業務フローを自動化するための機能が豊富に備わっています。特に、承認フローやアラート機能の導入により、これまで手作業で行っていた確認作業や対応が大幅に削減されました。例えば、在庫が一定量を下回った場合には、自動で通知が送信される仕組みを設けることができ、これにより在庫切れのリスクを未然に防ぐことができました。従来は、在庫の確認や補充のタイミングを手動で管理していたため、ミスや遅れが生じやすく、結果として業務に支障をきたすことがありました。しかし、自動化されたワークフローによって、手動の確認作業が不要となり、業務の効率が大幅に改善されました。こうした自動化により、担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになり、全体的な生産性が向上しました。

柔軟なカスタマイズ

プリザンターの最大の利点の一つは、業務ごとに必要なフォームやダッシュボードを簡単に作成できることです。特に、部門ごとのニーズに応じて、柔軟にカスタマイズが可能であるため、各部署の要件に合わせたアプリケーションを作成することができます。製造現場では、現場の特定のニーズに合わせたフォームやダッシュボードを作成することで、従業員の作業効率が大幅に向上しました。例えば、製造進捗を一目で確認できるダッシュボードや、作業手順を簡単に確認できるフォームが作成され、現場の作業員がよりスムーズに業務を進められるようになりました。このようなカスタマイズが現場で高く評価され、従業員の利便性が向上したことで、業務に対するモチベーションが大きく改善され、現場全体のパフォーマンスが向上しました。

導入後の効果: アプリ導入後に得られた成果

B社が新業務フローを導入した結果、以下のような具体的な成果が得られました。

作業時間の大幅短縮

データ入力や集計作業が自動化されたことにより、従来手作業で行っていた業務が大幅に効率化され、これまで月間100時間以上かかっていた作業時間を大幅に削減することができました。この削減された時間を、従業員はより価値のある業務や重要なタスクに振り向けることが可能となり、結果として全体的な生産性が向上しました。これまでは、月々の業務スケジュールに影響を与えるほどの時間をかけていた作業が、短期間で完了するようになったため、各部門の業務の流れがスムーズになり、無駄な時間の削減が企業全体の効率化を促進しました。自動化によって作業時間が短縮されたことは、従業員の負担軽減にも繋がり、業務の改善において重要な役割を果たしました。

人的ミスの減少

情報の一元管理と自動化が進んだ結果、従来は人手による入力作業に伴って発生していたデータ入力ミスがほぼゼロになりました。この改善により、業務プロセス全体の信頼性が大幅に向上しました。手作業で行っていた作業に比べて、システムによる自動処理は正確性が高く、人的ミスのリスクを排除することができました。データの正確性が担保されることで、部門間で共有される情報も信頼できるものとなり、業務の進行におけるミスや誤解が減少しました。これにより、組織内の作業効率が向上し、再作業や修正作業を行う手間も削減され、結果的に時間とコストの両面で大きな節約が実現しました。

迅速な意思決定

リアルタイムで更新されるデータを基に、管理者や担当者が迅速かつ適切な判断を下せるようになりました。特に、製造工程や在庫の進捗が即座に把握できるようになったことにより、必要な対策をタイムリーに講じることが可能となりました。例えば、製造工程における遅延がリアルタイムで監視され、遅れが発生した場合には即座にその原因を特定し、迅速に対応策を実行することができました。このように、情報の即時性と正確性が保証されることによって、意思決定のスピードが格段に向上しました。管理者が迅速に状況を把握し、適切な対応を行えることで、問題が大きくなる前に対応できるようになり、業務の中断や遅延を最小限に抑えることができました。

コスト削減

専門的なシステム開発に頼る必要がなく、既存のITインフラを活用して導入できたため、開発コストを大幅に抑制することができました。従来、システム開発には外部の開発業者を利用したり、社内に専門のIT部門を設ける必要がありましたが、プリザンターの導入によって、既存のインフラ上で簡単にアプリケーションを作成することが可能となり、大きなコスト削減が実現しました。また、システム開発にかかる時間やリソースも削減され、短期間で導入できるという利点がありました。このようなコスト削減は、企業の財務状況にとって大きな助けとなり、他の重要な業務への投資が可能となりました。

社員満足度の向上

現場担当者が自分たちの業務に最適なアプリケーションを利用できるようになったことで、業務上のストレスや負担が大きく軽減されました。従来は、標準化されたツールを使わざるを得なかったため、現場のニーズに合わないことが多く、業務が効率的に進まないこともありました。しかし、プリザンターを利用することで、現場担当者が自分たちの業務フローに合わせて必要な機能を簡単に追加でき、業務の進行がスムーズになりました。この結果、従業員の仕事への満足度が向上し、業務効率が高まりました。また、使いやすさや業務の自由度が増すことで、社員のモチベーションも向上し、職場の雰囲気が良くなりました。社員満足度の向上は、企業の全体的なパフォーマンス向上にもつながり、長期的な成果をもたらす要因となりました。

苦労した点

導入プロセスでは、以下のような課題もありましたが、適切な対応により乗り越えることができました。

初期段階での現場ヒアリング

システム導入の初期段階では、各部門の具体的な課題や要望を正確に把握することが非常に重要です。そのため、A社では導入前に時間をかけて現場の担当者や各部門のリーダーと丁寧なヒアリングを実施しました。この段階で、多くの部門と協力し、業務フローや日々の業務で抱えている問題点を洗い出しました。例えば、製造部門では進捗管理の煩雑さ、営業部門では情報共有の遅れが課題として挙げられ、これらを解決するためにどのようなアプリケーションが必要かを検討しました。最初は時間がかかる作業でしたが、このヒアリングを丁寧に行ったことが、後のアプリケーション開発において非常に効果的でした。現場のニーズに即したアプリケーションを作成するための土台が作られ、結果的に現場で実際に使われるアプリケーションが構築されました。このプロセスは、最終的にシステムの定着率を高め、社員の満足度にもつながりました。

社内での利用トレーニング

新しいツールを導入する際に最も重要なのは、従業員がそのツールをどれだけ効率的に使いこなせるかという点です。A社では、システム導入後に全社員を対象にしたトレーニングセッションを複数回実施しました。最初のトレーニングでは、基本的な操作方法から始め、システム全体の概要や、各部門で利用する際の具体的な使い方を丁寧に説明しました。トレーニングを受けた社員からは、実際の業務に即した練習を通じて理解が深まったとのフィードバックがありました。さらに、オンラインでのサポートやFAQの整備も行い、社員が自分のペースで学べるようにしました。トレーニングが充実していたことで、全社員がスムーズに新システムを導入することができ、結果的に業務の生産性向上に繋がりました。システムに対する抵抗感を減らし、早期にシステムが社内に浸透することができました。

既存システムとの連携

プリザンターを導入する際、A社では既存のERPシステムや会計ソフトとの連携が必要でした。この連携には、プリザンターのAPI機能を活用しましたが、最初は技術的なハードルもあり、連携設定には時間がかかる部分もありました。特に、データの同期方法や、既存システムとのデータ整合性を保つための設定に工夫が求められました。しかし、プリザンターのローコード開発機能を活用することで、複雑なプログラミングなしに柔軟に連携を実現することができました。APIを利用することで、必要なデータがリアルタイムでシステム間で共有されるようになり、業務フローが効率化されました。技術的な課題をクリアし、連携をスムーズに行うことができたおかげで、既存システムのデータを有効に活用し、業務の一貫性が保たれるようになりました。この連携の成功により、A社はシステム全体の機能性を最大限に引き出し、業務の効率化と精度向上を実現しました。

技術スタック: 使用したローコードツールやプラットフォーム

プリザンターを活用したことで、A社は大規模な開発プロジェクトに頼らず、自社の業務改善を実現しました。この成功事例は、ローコードの柔軟性と迅速性が中小企業の成長を支える強力な基盤となり得ることを示しています。